MagicBooking, plataforma de reservas para colegios y clubes

MagicBooking es un sistema de reservas y gestión diseñado para colegios, clubes y proveedores de actividades infantiles. La plataforma centraliza en un único entorno las reservas, los pagos, la comunicación con las familias, los registros de asistencia y la gestión documental, con el objetivo de reducir las tareas administrativas manuales. Según los datos publicados por la propia empresa, más de 2.000 colegios y clubes utilizan el sistema, con 600.000 niños registrados y 400.000 padres usuarios.

Funciones para la gestión de reservas y actividades

El sistema permite gestionar reservas de actividades extraescolares, clubes, clases, excursiones, comedores escolares y reuniones de padres. Entre las capacidades descritas figuran la aplicación automática de descuentos, la gestión de la disponibilidad en tiempo real, el establecimiento de periodos de preaviso y la posibilidad de ofrecer reservas puntuales o por contrato, con listas de espera y acceso en línea 24 horas al día.

Pagos y conciliación financiera

MagicBooking automatiza el procesamiento y la conciliación de pagos, e incluye opciones como pagos con tarjeta, el programa británico Tax-Free Childcare y vales. La plataforma permite calcular automáticamente planes de pago, exigir pagos por adelantado y configurar umbrales de descubierto. La empresa indica que se han procesado 330 millones de libras en pagos a través del sistema.

Comunicación con las familias

La plataforma incorpora herramientas de comunicación integradas para enviar correos electrónicos y mensajes de texto, programar envíos y personalizar las listas de destinatarios. Estos canales se emplean para compartir boletines, informes de incidentes y anuncios, manteniendo a las familias informadas sobre la actividad del centro o club.

Registros, protección infantil y cumplimiento normativo

MagicBooking sustituye el registro en papel por registros digitales que permiten controlar la asistencia de forma automática, registrar lesiones o incidentes y exportar o imprimir la información. La plataforma centraliza los datos y los formularios de consentimiento personalizados, y la empresa señala que sus herramientas están diseñadas para cumplir con el RGPD, los estándares de Ofsted y otros organismos reguladores.

Generación de documentos e integraciones

El sistema genera facturas, extractos, registros en tiempo real y confirmaciones de reserva, y almacena toda la documentación de forma digital. MagicBooking se integra con los sistemas MIS de los centros educativos, de modo que los datos se sincronizan sin intervención manual.

Datos de actividad y soporte

La empresa fue fundada en 2016 y, según sus métricas internas del ejercicio 2024, el sistema permite ahorrar 14.000 libras anuales y recuperar 1.224 horas al año por miembro del personal administrativo, además de un aumento del 73 % en el flujo de caja. La satisfacción de los padres usuarios se sitúa en el 98 %. MagicBooking ofrece formación individualizada, una base de conocimientos y soporte a través de un equipo con base en el Reino Unido. La sociedad que opera la plataforma es MyPlayService Ltd., con número de compañía 10357880, y actúa como agente de TrueLayer para el servicio regulado de información de cuentas, autorizado y regulado por la Financial Conduct Authority del Reino Unido.

Ubicación y contacto

1 Des Roches Square, Witan Way, Witney OX28 4BE · Correo: info@magicbooking.co.uk