QuickBooks, software de contabilidad en la nube para empresas

QuickBooks es una solución de contabilidad basada en la nube desarrollada por Intuit, orientada a empresas de distintos tamaños y sectores. La plataforma integra en un único entorno la gestión financiera, los flujos de trabajo y diversas herramientas de negocio, y se conecta con cuentas bancarias y aplicaciones externas para automatizar la contabilidad, la facturación, el pago de facturas, la nómina y la elaboración de informes financieros.

Según la información de su sitio, la compañía afirma contar con más de 10 millones de empresas usuarias en todo el mundo y con más de 8.400 reseñas de clientes en Capterra, con una valoración media de 4,3 sobre 5. La empresa se presenta como una solución escalable, desde un plan básico gratuito hasta soluciones empresariales avanzadas.

Automatización e inteligencia artificial

La plataforma incorpora Intuit Intelligence, un conjunto de herramientas de inteligencia artificial que, según la empresa, se apoya en más de 40 años de resultados financieros reales y en los patrones de 7 millones de negocios. Estas funciones permiten mantener los libros contables al día de forma continua, generar previsiones de flujo de caja conversacionales basadas en datos en vivo, automatizar tareas recurrentes cuando detecta patrones y redactar borradores de facturas múltiples para su revisión, además de enviar recordatorios de pago priorizados para facturas pendientes con la aprobación del usuario.

La empresa señala que los clientes que utilizan estas funciones obtienen, en promedio, pagos cuatro días antes y ahorran 13 horas al mes. Asimismo, cita datos de encuestas propias según los cuales el 88% de los clientes afirma ahorrar tiempo, el 90% obtiene una mejor visión del rendimiento de su negocio, el 83% toma decisiones con más confianza gracias a los datos conectados y el 80% considera que la herramienta ayuda a escalar el negocio a medida que crece.

Funciones de contabilidad y gestión financiera

El sistema permite clasificar automáticamente los gastos para preparar la declaración de impuestos, mantener los libros precisos, detectar inconsistencias y señalar aspectos que requieren atención mediante inteligencia artificial. También ofrece seguimiento de gastos y facturas, creación de facturas a partir de notas manuscritas, archivos PDF, fotos o correos electrónicos reenviados, y simplificación del pago de facturas para obtener una visión clara del flujo de caja.

En el ámbito de las ventas y los pagos, QuickBooks permite enviar facturas con pago en línea inmediato, automatizar el envío de facturas y utilizar herramientas personalizadas para cobrar más rápido. La gestión de inventario y pedidos mantiene sincronizados el stock y las ventas, permite crear órdenes de compra y de venta, generar etiquetas de envío y ver qué productos están en stock, cuáles se venden rápido y cuáles necesitan reposición. Para la gestión de proyectos, incorpora seguimiento y previsión de costes, así como información sobre la rentabilidad por industria para mantener los proyectos dentro de plazo y presupuesto.

El cálculo y la presentación de impuestos sobre las ventas se automatizan según el producto, la ubicación y el destinatario, con un informe de responsabilidad fiscal y cálculos automáticos para preparar la declaración.

Nómina, equipo y financiación

QuickBooks incluye soluciones de nómina y gestión de equipos que se sincronizan con los registros contables. Permite establecer un calendario de pagos, ejecutar la nómina automática para empleados asalariados con depósito directo, gestionar la nómina completa y presentar impuestos, crear y compartir horarios, registrar el tiempo de trabajo y pagar a contratistas. La herramienta de nómina con IA recopila de forma proactiva datos de tiempo y asistencia para detectar inconsistencias antes de procesar los salarios. También ofrece prestaciones como planes 401(k) y seguros de accidentes laborales, además de funciones de recursos humanos para contratación, incorporación y seguimiento del desempeño.

En materia de financiación, la empresa ofrece la tarjeta de crédito Intuit Business Credit Card, sin cuota anual y con un 2% de reembolso en efectivo, que sincroniza cada compra con QuickBooks. Las tarjetas son emitidas por WebBank. También ofrece préstamos a plazo y líneas de crédito de QuickBooks, emitidos por WebBank, con decisión en pocos minutos, y acceso a otras opciones de financiación a través de socios. Intuit Financing Inc. actúa como bróker con licencia en los estados que la requieren, y el servicio se limita a préstamos comerciales o empresariales.

Integraciones y ecosistema

La plataforma se conecta con más de 800 aplicaciones de terceros para consolidar las operaciones diarias. Entre las integraciones mencionadas figuran PayPal, Shopify, Square y Mailchimp, que pueden vincularse directamente al panel de contabilidad para minimizar la entrada manual de datos y mantener actualizados los indicadores de ventas, inventario y marketing.

QuickBooks también ofrece herramientas de marketing por correo electrónico y SMS para dirigirse a los clientes adecuados, optimizar campañas mediante pruebas y personalización, y un Customer Hub que centraliza los datos, notas e historial de clientes, con sugerencias para el seguimiento de oportunidades comerciales.

Planes y atención al cliente

La empresa comercializa distintos planes, desde una opción básica gratuita hasta soluciones empresariales avanzadas, y permite actualizar para desbloquear funciones como gestión de inventario, costes por proyecto y previsión de flujo de caja. El sitio indicaba una promoción del 50% de descuento en QuickBooks durante tres meses.

El horario de atención de ventas es de lunes a viernes, de 5:00 a. m. a 6:00 p. m. (hora del Pacífico). La empresa ofrece una página de soporte para ayuda con el inicio de sesión y otros aspectos técnicos.