ReceptionHQ: recepción virtual y contestación telefónica para empresas del Reino Unido

ReceptionHQ es una empresa británica especializada en servicios de recepción virtual y contestación telefónica externalizada. Su propuesta se dirige a negocios que necesitan atender llamadas de forma profesional sin asumir el coste de una recepcionista a tiempo completo. La compañía afirma contar con más de 25.000 clientes, desde pequeñas empresas y medianas hasta grandes corporaciones y departamentos gubernamentales.

Servicios de atención telefónica

El servicio principal consiste en la contestación de llamadas en nombre de la empresa cliente por parte de recepcionistas formados. Las llamadas se atienden con saludos personalizados y respuestas guionizadas a preguntas frecuentes. Según la empresa, el tiempo medio de respuesta es de 15 segundos o menos. La cobertura es 24 horas al día, 7 días a la semana, incluidos fines de semana y festivos, sin recargo por horario fuera de oficina. Los clientes pueden optar por recibir llamadas solo en horario laboral estándar (de 9:00 a 17:30, de lunes a viernes); fuera de ese horario, las llamadas van al buzón de voz y los mensajes se envían por correo electrónico sin coste adicional.

Además de la contestación básica, ReceptionHQ ofrece toma de mensajes, transferencia de llamadas, programación de citas, respuesta a preguntas frecuentes, registro de leads en el CRM del cliente, toma de pedidos y procesamiento de pagos, en función del plan contratado. Los mensajes se entregan al cliente por correo electrónico, SMS o ambos, con los datos del llamante y el motivo de la llamada.

Soluciones complementarias

La empresa dispone de servicios adicionales para gestionar la comunicación telefónica:

Números de teléfono virtuales, incluidos números locales, 0333 y 0800 gratuitos, para proyectar presencia nacional o local.
Desvío de llamadas y buzón de voz a correo electrónico.
Sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR) para dirigir a los llamantes al departamento adecuado.
Servicios de centro de llamadas y soluciones corporativas personalizadas para cuentas de alto volumen o complejidad.
Asistentes virtuales y servicios de contestación a corto plazo.

Funcionamiento del servicio

El proceso de alta se describe como rápido: el cliente informa sobre su negocio, el saludo preferido y cómo desea que se gestionen las llamadas. ReceptionHQ proporciona un número único al que se desvían las llamadas, ya sea todas o solo las no contestadas. Los recepcionistas atienden en nombre de la empresa y, tras cada llamada, el cliente recibe un mensaje con los detalles. La empresa indica que no exige contrato a largo plazo y que la suscripción es mensual y cancelable, lo que permite ajustar el servicio según las necesidades.

Sectores atendidos

ReceptionHQ afirma trabajar con múltiples industrias y ofrecer soluciones adaptadas a cada una. Entre los sectores que menciona se encuentran: pequeñas empresas, inmobiliarias y agencias de alquiler, servicios legales, servicios financieros, tecnología de la información, sanidad y medicina, marketing y publicidad, construcción y oficios, comercio minorista y comercio electrónico, turismo, viajes y hostelería, franquicias, y sector corporativo y gubernamental. La empresa señala que su personal está formado en estos sectores y que trabaja con diversos programas y sistemas de programación para la gestión de clientes.

Precios y promociones

Los planes de ReceptionHQ comienzan desde 15 libras al mes, con precios que varían según el nivel de servicio y el volumen de llamadas. La empresa indica que ofrece facturación por llamada y por minuto, y que en los planes por minuto el cobro se realiza por segundos, sin redondeo. No aplica recargo por horario fuera de oficina. El sitio web mostraba una promoción temporal de un 15% de descuento durante dos meses en contestación de llamadas en vivo, con el código BIRTHDAY15, sujeta a condiciones. También ofrecía una prueba gratuita de 7 días.

Presencia y cobertura

ReceptionHQ opera en el Reino Unido y también ofrece servicios en Australia, Nueva Zelanda y Estados Unidos, según las opciones de país que aparecen en su sitio. La empresa destaca que las llamadas son atendidas por profesionales en el Reino Unido, con apoyo de desbordamiento fuera de horario y en periodos de máxima actividad.