The Best Notary

The Best Notary: servicios notariales externalizados para despachos de planificación patrimonial

The Best Notary es una empresa estadounidense especializada en la externalización de firmas notariales y tareas administrativas asociadas para despachos de abogados, con especial atención al ámbito de la planificación patrimonial. Su propuesta se articula como un back office integral que gestiona la preparación de documentos, la coordinación de citas, la verificación de identidad, la calificación de testigos y la grabación de las sesiones notariales, tanto en modalidad remota como presencial o híbrida.

Modalidades de firma y cobertura nacional

La empresa ofrece tres formatos de servicio. En la modalidad remota, las firmas digitales se notarizan mediante videoconferencia, sin necesidad de desplazamiento. En la modalidad presencial, proporciona citas inmediatas en todo Estados Unidos con notarios verificados y seguimiento de la ubicación en tiempo real el día de la cita. La opción híbrida combina ambas: el cliente firma en papel el testamento y el resto del plan patrimonial se firma electrónicamente, con un notario móvil que acude al domicilio con el testamento impreso y un ordenador portátil.

El servicio está disponible a nivel nacional. Aunque la empresa señala un enfoque en California, su red de notarios cubre los 50 estados, incluidos Guam y Puerto Rico. La base de datos supera los 60.000 notarios, con miembros del equipo que acumulan más de una década de experiencia y una antigüedad media elevada.

Gestión documental y administrativa

The Best Notary asume la preparación íntegra de los documentos, la revisión previa de cada página antes de la firma, la verificación de identidad y la calificación de testigos. Tras la firma, entrega tres conjuntos de documentos notarizados: archivos individuales para presentar según necesidad, un archivo seguro con registro de auditoría de direcciones IP y el paquete completo del plan patrimonial. La empresa también se encarga de tareas administrativas como el registro de escrituras.

Las firmas tienen una duración media de entre 10 y 15 minutos. La reserva se realiza a través de Calendly y el seguimiento de la cita se actualiza el día de la firma con un sistema similar al de las aplicaciones de transporte.

Notarización remota en línea (RON)

La notarización remota en línea (RON) permite que las escrituras notarizadas se presenten electrónicamente de inmediato en la mayoría de los condados. El documento resultante es un PDF seguro con pista de auditoría digital y firmas electrónicas verificables, y la grabación en vídeo de la notarización se conserva de forma indefinida.

La empresa explica que la RON debutó en Virginia en 2011 y se ha adoptado en más de 40 estados. Gracias a la legislación estatal que regula las notarizaciones realizadas fuera del estado, un documento notarizado mediante RON puede ser aceptado en un estado que aún no permite la notarización en línea. The Best Notary gestiona este proceso hasta el registro de la escritura.

Perfil de clientes y beneficios para despachos

El servicio está dirigido a despachos de abogados que desean externalizar las firmas y las funciones administrativas relacionadas. Entre los beneficios que la empresa destaca figuran la reducción del riesgo de responsabilidad profesional mediante la revisión de errores tipográficos en nombres, direcciones, formatos y pies de página; la eliminación de la carga de contratación, ya que los miembros más experimentados del equipo llevan más de una década en la empresa; y la liberación de horas facturables al trasladar las firmas fuera de la oficina.

La empresa también menciona que los clientes que firman sus documentos en casa son más propensos a recomendar el despacho a amigos y familiares en todo el estado. Asimismo, ofrece acceso a una red de asesores y consultores en áreas como precios, vídeo, marketing y aprovechamiento de la inteligencia artificial.

Integración con Clio y respaldo de WealthCounsel

The Best Notary ayuda a los despachos a evaluar productos de Clio mediante demostraciones personalizadas, incorporación y integraciones a medida con su plataforma o con otras herramientas del ecosistema tecnológico del cliente. La empresa afirma tener línea directa con el equipo de alianzas de Clio y capacidad para coorganizar eventos en todo Estados Unidos. Menciona específicamente Clio Work, Draft y Clio Library.

La empresa cuenta con el respaldo de WealthCounsel, LLC. Los miembros de esta organización pueden encontrar una oferta especial del paquete Document Concierge Starter en el mercado de WealthCounsel, sujeta a disponibilidad.

Equipo y red de notarios

La empresa destaca a varios profesionales de su equipo. Rionia Hall tiene formación en recursos humanos y estudia psicología, y se define como notaria informada en trauma. John Roach es el notario interno con base en la sede de San Mateo (California), con experiencia en topografía y delineación, y se encarga de preparar documentos y montar carpetas para los clientes. Eve Grumish, con base en San Francisco, procede del sector biotecnológico y cuenta con amplia experiencia en todo tipo de notarizaciones.

La empresa afirma que todos sus notarios de primer nivel están verificados en cuanto a atención al cliente, paciencia y competencias tecnológicas.

Preguntas frecuentes sobre la práctica notarial

La empresa aclara que ofrece firmas presenciales con notario móvil y uno o dos testigos adicionales si es necesario, así como firmas RON por Zoom con un notario ubicado en uno de los 47 estados que permiten esta modalidad, con uno o dos testigos remotos para el testamento. La opción híbrida combina ambas.

Respecto a la legalidad de la notarización en línea en California, cita el artículo 1189[b] del Código Civil de California, que establece que las notarizaciones realizadas legalmente en otros estados son válidas en California. La empresa puede organizar citas con notarios en estados como Virginia, Texas y Nevada, autorizados para notarizar a firmantes fuera del estado, incluso si se encuentran en cualquier parte del mundo. En cuanto al requisito de huella dactilar de California para escrituras y poderes, señala que no se aplica cuando los documentos se notarizan mediante RON con un notario de otro estado, ya que se emplean métodos de identificación digital más avanzados como la autenticación basada en conocimiento (KBA) y el análisis de credenciales, además de la grabación en vídeo de toda la sesión.