OfficeHQ: recepción virtual y contestación de llamadas para empresas en Australia

OfficeHQ es una compañía australiana especializada en servicios de recepción virtual y contestación de llamadas para empresas de todos los tamaños. Su propuesta se basa en recepcionistas profesionales ubicados en Australia que atienden las llamadas de los clientes con saludos personalizados y respuestas guionizadas, con apoyo de desbordamiento para mantener una velocidad de respuesta rápida. La empresa opera todos los días del año, de modo que puede contestar llamadas a cualquier hora si el cliente activa la atención en vivo fuera de horario.

Servicios de contestación y gestión de llamadas

El catálogo de OfficeHQ incluye contestación de llamadas en vivo, toma de mensajes, transferencia de llamadas y programación de citas. La empresa puede gestionar reservas, cancelaciones y la agenda general del cliente utilizando la herramienta que este prefiera. También ofrece servicios de contestación por llamada, atención fuera de horario, desbordamiento de llamadas y contestación temporal o de corto plazo.

Para mensajes críticos, dispone de un servicio de gestión de escalado con guiones que permite clasificar y priorizar solicitudes hasta que lleguen a la persona de guardia correspondiente. Asimismo, ofrece servicios de llamadas salientes y recepcionistas con inteligencia artificial.

Números de teléfono y direcciones virtuales

OfficeHQ permite configurar números virtuales de entrada para distintas ubicaciones o, si se requiere presencia nacional, un número 1300 o un número gratuito 1800. La empresa también ofrece direcciones virtuales para ampliar la presencia geográfica de un negocio sin costes elevados ni necesidad de trasladarse.

Soluciones híbridas y automatización

La compañía combina inteligencia artificial y recepcionistas humanos en su servicio híbrido de contestación instantánea: la IA gestiona preguntas rutinarias mientras que los recepcionistas intervienen cuando es necesario. Además, ofrece mensajería automatizada con reenvío de mensajes de voz por correo electrónico, servicios de desvío de llamadas, correo de voz a email y sistemas IVR.

Industrias y tipos de cliente

OfficeHQ atiende a pequeñas empresas, empresas medianas, grandes corporaciones y departamentos gubernamentales. Entre los sectores que menciona se encuentran inmobiliarias y administración de propiedades, construcción y oficios, servicios para el hogar, servicios legales, servicios financieros, salud aliada, medicina y odontología, tecnología de la información, turismo, viajes y hospitalidad, marketing, medios y publicidad, comercio minorista y comercio electrónico, franquicias y minería. La empresa afirma que su personal está capacitado en diferentes industrias y que trabaja con diversos programas informáticos y sistemas de programación de citas para la gestión de clientes.

Funcionamiento y acceso

El proceso de alta se describe en cuatro pasos: configuración en minutos, llamada del cliente, contestación por parte de OfficeHQ y envío de un mensaje. El cliente desvía su teléfono comercial al número único que se le proporciona y puede optar por enviar todas las llamadas o solo las no contestadas. Según el plan contratado, los recepcionistas pueden tomar mensajes, transferir llamadas seleccionadas, responder preguntas frecuentes, introducir contactos en el CRM, tomar pedidos, procesar pagos y programar citas. Tras cada llamada, el cliente recibe un mensaje por correo electrónico, SMS o ambos, con datos como el nombre del interlocutor, su número de teléfono y el motivo de la llamada.

Todos los servicios de recepción virtual incluyen acceso a un portal completo y a una aplicación móvil, con acceso multiusuario y actualizaciones en tiempo real.

Modelo comercial y prueba

La empresa ofrece suscripciones mes a mes sin contrato de permanencia ni cargos por cancelación, lo que permite ampliar o reducir el servicio según cambien las necesidades. También dispone de una prueba gratuita de 7 días con activación instantánea, sin necesidad de tarjeta de crédito. El sitio indicaba una promoción por el 23.º aniversario de la compañía, con un 23% de descuento en contestación de llamadas en vivo durante dos meses, sujeta a condiciones.

OfficeHQ afirma que más de 25.000 empresas utilizan sus servicios, desde trabajadores autónomos hasta grandes corporaciones. En el momento del análisis, la empresa mostraba una valoración de 4,8 estrellas basada en 150 reseñas en Google.